Бизнес-решение
"Сиброн Консалт: Документооборот
контрольно-счетного органа"

Инструкция пользователя:

Содержание

• Создание записи в справочнике «Проверки»
• Генерация документов: приказа о проведении контрольного мероприятия / уведомления в проверяемую организацию
• Учет выявленных нарушений по проверке
• Учет рекомендаций по проверке
• Учет представлений по проверке
• Учет предписаний по проверке
• Формирование отчетов
• Аудит в сфере закупок
  • Работа с проверкой, связанной со сферой закупок
  • Связь аудита в сфере закупок с закупкой
  • Работа в рабочей тетради аудитора
  • Добавление выявленного нарушения в рабочую тетрадь аудитора
  • Формирование отчетов

1. Создание записи в справочнике «Проверки»

   
   Открываем справочник «Проверки», который расположен в модуле «Управление проверками»
   
   На ленте на вкладке «Главная» нажимаем на кнопку «Создать запись»
   Откроется карточка проверки.
   В карточке проверки необходимо заполнить поля:
   • Вкладка "Основное"
     

     • Ведущая проверка: Главное контрольное мероприятие, в рамках которого создается данная проверка
     • Состояние проверки: Характеризует стадию, на которой проверка находится (по аналогии с стадией жизненного цикла документа). Возможные значения: Планируемая, Активная, Проведенная, Закрытая, В проекте
     • Отв. Аудитор: Сотрудник (аудитор) контрольно-счетного органа, ответственный за проведение аудита.
     • Номер проверки: Уникальный номер проверки. Номер проверки можно указать вручную, а можно в поле указать ключевое слово «АВТОНОМЕР» и тогда проверка приобретет номер, настроенный администратором в справочнике «Форматы номеров записей справочников».
     • Раб. группа: Аудиторы контрольно-счетного органа, проводящие контрольное мероприятие
     • Наименование: Отражает краткую суть аудиторского мероприятия.
     • Галочка «Аудит в сфере закупок»: Установите галочку, если проверка относится к сфере закупок»
     • Галочка «Аудит эффективности»: Установите галочку, если проверка относится к данной области
     • Галочка «Встречная»: Установите галочку, если проверка является встречной
     • Объект проверки: Это организация, в отношении которой проводится проверка
     • Основание для проведения аудита в сфере закупок: Оснований для проведения аудита может быть несколько, например, распоряжение председателя, или годовой план контрольных мероприятий и др.
     • Дата начала (план): Планируемая дата проведения проверки
     • Дата конца (план): Планируемая дата окончания проведения проверки
     • Дата начала (факт): Фактическая дата проведения проверки
     • Дата конца (факт):Фактическая дата окончания проведения проверки
     • Вид деятельности: Вид деятельности контрольно-счетного органа
     • По вопросу: В данном поле указывается вид работ по тому или иному виду деятельности КСО
     • Дата акта: дата регистрации акта, проведенных работ
     • Дата отчета: дата регистрации отчета по результатам проведенных работ
     • Номер отчета: регистрационный номер отчета
     • Проверяемый период с / Проверяемый перид по: Временной интервал, в отношении которого проводится проверка
     • ID папки: ИД папки в СЭД Directum, в которую сохраняются документы, связанные с данной проверкой
   • Вкладка "Дополнительная информация"
     

     • Количество актов: Количество актов о проверке
     • Количество отчетов: Количество отчетов по результатам проведения контрольного мероприятия
     • Кол-во ан.заключений: Количество аналитических заключений
     • Проектов НПА: Количество проектов нормативно правовых актов, в отношении которых была проведена проверка
     • Муниципальных программ: Количество муниципальных программ, в отношении которых была проведена проверка
     • Общая сумма проверки: Общая сумма проверки по бюджету (тыс. руб)
       Пример заполнения поля
       
     • Доходы бюджета: безвозмездные и безвозвратные поступления денежных средств в бюджет
     • Расходы бюджета: денежные средства, направляемые на финансовое обеспечение задач и функций организации
     • Муниципальное имущество: Сколько (в тыс.руб) муниципального имущества числится в бюджете организации
     • Прочие источники финансирования: Сколько (в тыс.руб) средст от прочих источников финансирования числится в бюджете организации
   • Вкладка "Ответственность"
     

     • Табличная часть "Материалы направлены" Перечисляются организации, которым направлены материалы по результатам проведения проверки. В колоне "Вид органа" указывается к какому виду органа исполнительной власти относится организация: Мировые судьи, Прокуратура и правооранительные органы, Главное Контрольное Управление, Орган Государственной Власти. В зависимости от введенных данных в таблицу, автоматически подсчитываются значения в полях Итого: "Мировым судьям", "В прокуратуру и прав.органы", "в ОГВ и ОМС","в ГКУ", поэтому эти поля не надо заполнять.
     • Табличная часть "Привлечено к ответственности" В данной табличной части перечисляются сотрудники из справочника "Контактные лица организаций", которые были привлечены к материальной, уголовной, дисциплинарной или административной ответсвенности. Вид ответственности (уголовная, материальная и пр.) указываются в одноименной колонке. В зависимости от введенных данных в таблицу, автоматически подсчитываются значения в полях "Привлечено к материальной ответс-ти чел.:", "Привлечено к дисциплинар. ответс-ти чел.:", "Привлечено к адм. ответс-ти (чел.):", "Привлечено к угол. ответс-ти (чел.):", "Сумма привлечения к матер. ответс-ти, тыс. руб.:", "Сумма привлечения к адм. ответс-ти:", "Сумма привлечения к угол. ответс-ти:" , поэтому данные поля заполнять не надо.
   После того, как поля в карточке «Проверки» заполнены, сохраните карточку, нажав на ленте "Сохранить"

2. Генерация документов: приказа/уведомления/приложения к приказу

   Перед началом генерации какого-либо документа, необходимо в карточке "Проверки" указать ID папки в которую следует сохранять все документы. Или можно нажать на кнопку "Открыть папку" и система сама создаст папку в Directum в соответсвии с иерархией файловой системы.

   • Автоматическое формирование приказа о проведении контрольного мероприятия

     Контрольные мероприятия проводятся на основании приказа Председателя КСП.

     Чтобы сформировать приказ о проведении контрольного мероприятия, в карточке "Проверки" на ленте в группе "Генерация документов" необходимо нажать на кнопку "Приказ".
     
     Система сформирует в Word приказ, исходя из тех данных, что были указаны в карточке "Проверки". Пример проекта приказа представлен ниже:
     
     

     После чего приказ необходимо отправить председателю на согласование в СЭД Directum по типовому маршруту "Согласование официальных документов", чтобы он поставил на нем ЭЦП или отнести вручную на подпись (в зависимости от того, как заведено в вашей организации).

   • Автоматическое формирование уведомления в проверяемую организацию о проведении контрольного мероприятия

     После того, как Председатель КСП вынес приказ о проведении контрольного мероприятия в отношении какой-либо организации, необходимо данную организацию уведомить.

     Чтобы сформировать уведомление в организацию автоматически, нажмите в карточке проверки на ленте в группе "Генерация документов" кнопку "Уведомление". В результате система сама сгенерирует уведомление, на основании тех данных, которые были указаны в карточке "Проверки". Пример генерации уведомления предствален ниже:
     
     
     Уведомление необходимо подписать у Председателя и направить в проверяемую организацию, приложив к уведомлению программу контрольного мероприятия.

   • Автоматическое формирование приложения к приказу

     Приложение содержит такие сведения как: объект контроля; тема контрольного мероприятия; проверяемый период; объем средств, охваченных контролным мероприятием; сведения о выявленных финансовых нарушениях, сведения о выявленных нефинансовых нарушениях.

     Чтобы сформировать приложение автоматически, нажмите в карточке проверки на ленте в группе "Генерация документов" кнопку "Приложение №2". В результате система сама сгенерирует приложение, на основании тех данных, которые были указаны в СЭД DIRECTUM.
     
     Пример генерации документа предствален ниже:
     

3. Учет выявленных нарушений по проверке

   Для того, чтобы зарегистрировать в СЭД Directum выявленные нарушения по проверке, в карточке проверки нажмите кнопку "Нарушения":
   
   В результате откроется справочник с нарушениями, которые связанны с данной проверкой.
   
   На ленте на вкладке «Главная» нажмите на кнопку «Создать запись»
   Откроется карточка записи справочника «Нарушения»:
   
   В данной карточке требуется заполнить поля:

   • Вкладка Основное
     • Выявленное нарушение: Нарушение в соответствии с классификатором нарушений Чтобы выбрать выявленное нарушение нажмите на пиктограмму (справа в данном поле), откроется справочник «Классификатор нарушений». Отфильтруйте записи в данном справочнике, например, по полю «Описание» или по полю «Редакция классификатора нарушений» и выделите нужную запись, после чего нажмите кнопку "Выбрать" на ленте справочника (на вкладке «Главная»):
       
     • Полное наименование: Полное наименование нарушения. Поле заполняется автоматически при заполнении поля «Выявленное нарушение»
     • Нарушенные НПА: Нарушенные нормативно-правовые акты. Поле заполняется автоматически при заполнении поля «Выявленное нарушение»
     • Вид бюджета: значение выбирается из справочника, например, Областной, Местный и т.п.
     • Аудитор: Сотрудник ответственный за проведение проверки по данному вопросу аудита
     • Страница акта: Номер страницы акта о результатах проведения проверки, на которой данное нарушение указано
     • Количество случаев: Количество случаев выявленного нарушения
     • Сумма (тыс.руб): Сумма выявленного нарушения
     • Устранено в ходе проверки: Было ли устранено нарушение в ходе проверки (да/нет)
     • Устранимо: Существует ли возможность устранить данное нарушение
     • Признак "Финансовое": Признак того, что нарушение является финансовым. Значение да/нет
   • Вкладка Последствия
     
     Затем в карточке «Нарушения» на вкладке «Последствия» требуется указать последствия данного нарушения:
     
     В табличной части добавляют строки для указания нового последствия, указывается вид последствия нарушения из справочника «Виды последствий», указывается сумма ущерба от выявленного нарушения и прочее. В зависимости от введенных данных, значения в полях «Сумма состоявшихся», «Сумма несостоявшихся», «Общая сумма» автоматически подсчитываются.
   • Вкладка Устранение
     
     На вкладке «Устранение" выносится информация об устранении данного нарушения в ходе проверк: когда оно было устранено, каким способом, сумма и количество устранения. При этом поля:

     • Устранено в ходе проверки, тыс.руб.;
     • Устранено в ходе проверки, кол-во;
     • Устранено по представлению, тыс.руб.;
     • Устранено по представлению, кол-во;
     • Устранено по предписанию, тыс.руб.;
     • Устранено по предписанию, кол-во;
     • Итого устранено, тыс.руб.;
     • Итого устранено, кол-во;

     заполняются автоматически, в зависимости от данных, введенных в табличную часть.
     

4. Учет рекомендаций по проверке

   Для того, чтобы зарегистрировать в СЭД Directum рекомендации по проверке, в карточке проверки нажмите кнопку "Рекомендации" (справа):
   
   В результате откроется справочник с рекомендациями, которые связанны с данной проверкой.
   
   На ленте на вкладке «Главная» нажмите на кнопку «Создать запись»
   Откроется карточка записи справочника "Рекомендации"
   
   В данной карточке требуется заполнить поля:

   • Рекомендовано: предполагаемые предложения, направленные в адрес проверяемой организации на рассмотрение
   • Кому: указывается контактное лицо, в адрес которому направлена рекомендация. Чтобы выбрать контактное лицо нажмите на пиктограмму (справа в данном поле), откроется справочник «Контактные лица организаций». Отфильтруйте записи в данном справочнике, например, по полю «Фамилия И.О.» или по полю «Организация» и выделите нужную запись, после чего нажмите кнопку "Выбрать" .
     Также в табличной части можно перечислить несколько контактных лиц, которым направлена рекомендация на рассмотрение.
   • Дата: дата регистрации рекомендации
   • Срок исп.: срок исполнения рекомендации
   • Сумма в тыс. (план): планируемая сумма устранения
   • Кол-во (план.): рекомендация может исчисляться как в сумме, так и в количестве.
   • Принята: признак, означающий, была ли принята рекомендация на устранение проверяемой организацией
   • Устранено,тыс.руб: сумма устранения
   • Устранено, кол-во: не требует пояснений
   • Выполнена: признак, означающий, была ли исполнена рекомендация проверяемой организацией
   • Дата (исполнено): дата исполнения рекомендации
   • Комментарий: не требует пояснений
   • Табличная часть Сведения о выполнении рекомендации: в данной части интерфейса уже более подробно детализируются данные об исполнении рекомендации. В зависимости от введенных данных в данную табличную часть, пересчитываются значения в полях "Устранено,тыс.руб", "Устранено, кол-во". В табличной части в колонке "Способы устранения" значение выбирается из одноименного справочника. Пример возможных значений:
     

5. Учет представлений по проверке

   Представление - документ, содержащий информацию для принятия мер по устранению выявленных нарушений, возмещению причиненного ущерба и привлечению к ответственности должностных лиц. Для того, чтобы зарегистрировать в СЭД Directum представление по проверке, в карточке проверки нажмите кнопку "Представления" (справа):
   
   В результате откроется справочник с представлениями, которые связанны с данной проверкой.
   
   На ленте на вкладке «Главная» нажмите на кнопку «Создать запись»
   Откроется карточка записи справочника "Представления"
   
   В данной карточке требуется заполнить поля:

   • Вкладка Основная информация

     • Дата представления: дата регистрации представления
     • Номер представления: уникальный идентификационный номер представления
     • Кому: указывается контактное лицо, в адрес которому направлено представление. Чтобы выбрать контактное лицо нажмите на пиктограмму (справа в данном поле), откроется справочник «Контактные лица организаций». Отфильтруйте записи в данном справочнике, например, по полю «Фамилия И.О.» или по полю «Организация» и выделите нужную запись, после чего нажмите кнопку "Выбрать" .
       Также в табличной части можно перечислить несколько контактных лиц, которым направлена рекомендация на рассмотрение.
     • Сумма в тыс. (план): планируемая сумма устранения
     • Принято: признак, означающий, было ли принято представление на устранение/исполнение проверяемой организацией
     • Устранено,тыс.руб: сумма устранения
     • Устранено, кол-во: не требует пояснений
     • Выполнено: признак, означающий, что требования по представлению были выполнены
     • Дата исполнения: дата исполнения требований по устранению
     • Комментарий: не требует пояснений

   • Вкладка Общие предложения
     
     На данной вкладке в табличной части указываются предложения общего характера, которые не требуют отслеживания сумм или количеств.
     
   Затем, требуется детализировать пункты представления. Можно все пункты представления прописывать вручную, а можно избежать рутинной работы, скопировав пункты из нарушений, для этого на карточке представления на ленте в группе "Пункты" есть кнопка "Скопировать пункты из нарушений":
   
   Для того, чтобы пункты представления добавлять вручную в карточке представления на ленте в группе "Пункты" нажмите на кнопку "Пункты".
   
   Откроется справочник "Пункты представлений":
   
   На ленте на вкладке «Главная» нажмите на кнопку «Создать запись» для того, чтобы добавить новый пункт в представление
   Откроется карточка записи справочника "Пункты представлений"
   
   В данной карточке требуется заполнить поля:
   • Представление: поле заполняется автоматически, связывает пункт представления с представлением
   • Номер пункта: пояснений не требует
   • Выявленное нарушение: поле связывает пункт представления с выявленным нарушением по проверке. Чтобы выбрать нужное нарушение, нажмите на пиктограмму (справа в данном поле), откроется справочник «Выявленные нарушения». Выделите нужную запись, после чего нажмите кнопку "Выбрать" .
   • Описание нарушения: поле недоступно для редактирования, заполняется автоматически при выборе нарушения
   • Комментарий к нарушению: поле недоступно для редактирования, заполняется автоматически при выборе нарушения
   • Кому: контактное лицо, которому предъявляется данный пункт представления
   • Сумма в тыс. (план): планируемая сумма устранения пункта представления
   • Принято: признак, означающий, было ли принято представление на устранение/исполнение проверяемой организацией
   • Устранено,тыс.руб: сумма устранения пункта представления
   • Устранено, кол-во: не требует пояснений
   • Выполнено: признак, означающий, что требования по данному пункту представления были выполнены
   • Дата исполнения: дата исполнения требований по устранению
   • Предложение: информация/сведения, относящиеся к данному пункту представления
   • Табличная часть Сведения о устранении: в данной части интерфейса уже более подробно детализируются данные об исполнении пункта представления. В табличной части в колонке "Способы устранения" значение выбирается из одноименного справочника. Пример возможных значений:
     
   После того, как созданы все пункты представления, сгенерируйте документ, для этого в карточке "Представления" на ленте в группе "Генерация документов" нажмите на кнопку "Создать документ Представление".
   

6. Учет предписаний по проверке

   Предписание - документ, содержащий обязательные для устранения требования. Для того, чтобы зарегистрировать в СЭД Directum предписание по проверке, в карточке проверки нажмите кнопку "Предписания" (справа):
   
   В результате откроется справочник с предписаниями, которые связанны с данной проверкой.
   
   На ленте на вкладке «Главная» нажмите на кнопку «Создать запись»
   Откроется карточка записи справочника "Предписания"
   
   В данной карточке требуется заполнить поля:
   • Номер предписания: регистрационный номер предписания
   • Дата предписания: дата регистрации предписания
   • Срок исполнения: срок исполнения требований по предписанию
   • Тип требований: тип требований по устранению нарушений
   • Кому: контактное лицо, которому предъявляются требования из предписания на устранение
     Также в табличной части можно перечислить несколько контактных лиц, которым направлено предписание.
   • Сумма в тыс. (план): планируемая сумма устранения пункта предписания
   • Принято: признак, означающий, были ли приняты требования из предписания на устранение/исполнение
   • Устранено,тыс.руб: сумма устранения
   • Устранено, кол-во: не требует пояснений
   • Выполнено: признак, означающий, что требования по данному предписанию были выполнены
   • Дата исполнения: дата исполнения требований по устранению
   • Комментарий: не требует пояснений
   Затем, требуется детализировать пункты предписаний. Можно все пункты предписаний прописывать вручную, а можно избежать рутинной работы, скопировав пункты из нарушений, для этого на карточке предписания на ленте в группе "Пункты" есть кнопка "Скопировать пункты из нарушений":
   
   А для того, чтобы пункты предписаний добавлять/редактировать вручную в карточке предписания на ленте в группе "Пункты" нажмите на кнопку "Пункты".
   
   Откроется справочник "Пункты предписаний":
   
   На ленте на вкладке «Главная» нажмите на кнопку «Создать запись» для того, чтобы добавить новый пункт в предписание
   Откроется карточка записи справочника "Пункты предписаний"
   
   В данной карточке требуется заполнить поля:
   • Предписание: поле заполняется автоматически, связывает пункт предписания с предписанием
   • Номер пункта: пояснений не требует
   • Выявленное нарушение: поле связывает пункт предписания с выявленным нарушением по проверке. Чтобы выбрать нужное нарушение, нажмите на пиктограмму (справа в данном поле), откроется справочник «Выявленные нарушения». Выделите нужную запись, после чего нажмите кнопку "Выбрать" .
   • Описание нарушения: поле недоступно для редактирования, заполняется автоматически при выборе нарушения
   • Комментарий к нарушению: поле недоступно для редактирования, заполняется автоматически при выборе нарушения
   • Кому: контактное лицо, которому предъявляется данный пункт предписания
   • Сумма в тыс. (план): планируемая сумма устранения пункта предписания
   • Кол-во (план): планируемое количество устранений
   • Принято: признак, означающий, было ли принято предписание на устранение/исполнение проверяемой организацией
   • Срок устранения: дата, к которой требуется устранить нарушение
   • Устранено,тыс.руб: сумма устранения пункта предписания
   • Устранено, кол-во: не требует пояснений
   • Выполнено: признак, означающий, что требования по данному пункту предписания были выполнены
   • Дата (исполнено): дата исполнения требований по устранению
   • Предложение: информация/сведения, относящиеся к данному пункту предписания
   • Табличная часть Сведения о устранении: в данной части интерфейса уже более подробно детализируются данные об исполнении пункта предписания. В табличной части в колонке "Способы устранения" значение выбирается из одноименного справочника. Пример возможных значений:
     

7. Формирование отчетов

   • Отчет "Карточка аудита"

     Отчет отображает карточку учета контрольного мероприятия по проверке определенной организации к определенному моменту времени. В данном отчете представлены сведения о том, какие нарушения были выявлены к определенному моменту времени, код нарушения по классификатору нарушений, сумма выявленного нарушения (в тыс. руб), количество выявленных нарушений, сколько нарушений было устранено по предписанию/ представлению/ в ходе проверки и на какую сумму, а также соответствующая ссылка на страницу акта.

     Отчет доступен из карточки "Проверки" на ленте по кнопке Отчет "Карточка проверки":
     
     Система запросит пользователя ввести дату, на которую нужно вывести сведения об устранении:
     
     После чего в Excel будет сформирован отчет. Пример того, как выглядит отчет:
     

   • Отчет по группам нарушений

     Чтобы сформировать отчет по группам нарушений, в карточке "Проверки" на ленте в группе "Отчеты по проверке" нажмите на кнопку "Отчет по группам нарушений":
     
     Система предложит на выбор сформировать отчет по всем проверкам ведущей проверки или только по текущей проверке:
     
     Система запросит пользователя ввести дату, на которую нужно вывести сведения об устранении:
     
     После чего в Excel будет сформирован отчет. Пример того, как выглядит отчет:
     

8. Проведение аудита в сфере закупок

   • Работа с проверкой, связанной со сферой закупок

     Если речь идет об аудите в сфере закупок, то необходимо перейти в карточку данной проверки, и в карточке проверки поставить галочку, что эта проверка относится к сфере закупок (галочка "Аудит закупок"), и тогда станет доступна кнопка "Аудит в сфере закупок".
     Нажмите в карточке проверки на кнопку «Аудит в сфере закупок». Откроется карточка аудита в сфере закупок, в карточку аудита в сфере закупок синхронизируются данные из карточки проверки:
     
     Заполните поля карточки аудита в сфере закупок:

     • Вкладка "Основная информация"
       • Номер проверки: Уникальный номер проверки. Номер проверки можно указать вручную, а можно в поле указать ключевое слово «АВТОНОМЕР» и тогда проверка приобретет номер, настроенный администратором в справочнике «Форматы номеров записей справочников». Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок)
       • Отв.аудитор: Сотрудник контрольно-счетного органа, ответственный за проведение аудита. Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок)
       • Состояние проверки: Характеризует стадию, на которой проверка находится (по аналогии с стадией жизненного цикла документа). Возможные значения: Планируемая, Активная, Проведенная, Закрытая, В проекте. Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок)
       • Наименование: Отражает краткую суть аудиторского мероприятия. Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок)
       • Основание для проведения аудита в сфере закупок: Оснований для проведения аудита может быть несколько, например, распоряжение председателя, или годовой план контрольных мероприятий и др.
       • Цели проведения аудита: Целей аудита может быть несколько: оценка обоснованности планирования закупок, реализуемости и эффективности закупок, а также анализ и оценка результатов закупок и др.
       • Предмет аудита в сфере закупок: Предметом аудита в сфере закупок является процесс использования средств федерального бюджета, средств бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также в отдельных случаях средств региональных и муниципальных бюджетов, направляемых на закупки (далее – бюджетные средства) в соответствии с требованиями законодательства о контрактной системе в сфере закупок
       • Объект: Это организация, в отношении которой проводится проверка. Поле синхронизируется со значением из карточки проверки (при создании аудита в сфере закупок).
       • Краткая характеристика объекта аудита: Краткое описание организации, в отношении которой проводится проверка
       • Сроки проведения: Временной интервал, в пределах которого должна быть проведена проверка
       • Проверяемый период: Временной интервал, в отношении которого проводится проверка

       В группе «Рассматриваемые направления аудита в сфере закупок» устанавливается значение «Да», если данное направление аудита рассматривалось, это требуется для последующей генерации отчета "Программа аудита".
       
       Значения в табличной части «Рассматриваемые направления аудита в сфере закупок» берутся из справочника Направления аудита в сфере закупок. Если записи в данном справочнике изменились, а в табличной части карточки аудита закупок нет, то следует нажать в карточке аудита закупок кнопку "Обновить перечень направлений". На основе программы аудита будет cформирована рабочая тетрадь аудитора. Поскольку все вопросы аудита в сфере закупок группируются по направлениям аудита, которые ранее указал пользователь. А уже исходя из того, какую аудитор отразит информацию в своей тетради, будет сформирован отчет о результатах аудита в сфере закупок.
       
       
       
     • Вкладка "Статистика закупок"

       Вкладка «Статистика закупок» отражает общую информацию по проверенным закупкам, которые были занесены в таблицу закупок. На данной вкладке заполняемыми являются только два реквизита: Общее количество закупок и Общая сумма закупок. Остальные реквизиты рассчитываются на основании значений записей в справочнике «Таблица закупок».
       

   • Связь аудита в сфере закупок с закупкой

     Чтобы связать с аудитом конкретную закупку, в карточке записи справочника «Аудит в сфере закупок» нажмите на кнопку «Таблица закупок», откроется справочник:
     
     
     
     В данном справочнике отображены закупки, связанные с нашей проверкой в области закупок. Чтобы создать еще одну запись в данном справочнике, нажмите на ленте кнопку "Создать запись" Откроется карточка Закупки:
     
     В данной карточке требуется заполнить следующие поля:
     • Номер закупки: В данном поле хранится идентификационный код закупки, как правило это строка символов, состоящая из 19 цифр
     • Дата размещения: Дата размещения извещения на ЕИС
     • Способ определения поставщика: То есть способ определения победителя закупочной процедуры
     • Этап закупки: Этап закупочной процедуры
     • Объект закупки: по 44-ФЗ это товары, работы, услуги (ТРУ), поставка, выполнение, оказание которых являются предметом контракта
     • Н(М)ЦК (руб.): Начальная максимальная цена контракта в рублях. Поле не доступно, если речь идет об аукционе
     • Количество поданных заявок: Количество поданных заявок от участников
     • Количество допущенных заявок: Количество заявок, соответствующих требованиям и допущенных до рассмотрения комиссией по закупкам
     • Поставщик: Победитель закупочной процедуры
     • Сумма контракта (руб): Сумма договора, заключенного с победителем
     • Уменьшение Н(М)ЦК (руб): Разница между начальной максимальной ценой контракта и суммой заключенного контракта
     • Эффективность: Процент выигранной суммы за счет уменьшения цены контракта, вычисляется по формуле:
       , где
       • I – это начальная максимальная цена контракта в рублях;
       • C – сумма договора, заключенного с победителем
     При нажатии в карточке закупки на ленте кнопки "Открыть закупку на сайте Zakupki.gov.ru"
     , откроется браузер, в котором можно ознакомиться с закупкой на ЕИС:
     
     После того, как вы указали все закупки, по которым требуется провести аудит, закройте справочник «Таблица закупок».
     После того, как вы закроете справочник закупок, в карточке аудита в сфере закупок на вкладке «Статистика закупок», данные синхронизируются: будут перерасчитаты значения в полях «Количество закупок», «На сумму (руб)», «Среднее количество поданных заявок», «Среднее количество допущенных заявок» и пр. Также данные отобразятся в табличных частях:
     

   • Работа в рабочей тетради аудитора

     В рабочей тетради аудитора, пользователь (аудитор) указывает выявленные нарушение, рекомендации по проведенной проверке, в соответствии с теми направлениями аудита, которые были указаны в карточке аудита в сфере закупок. Чтобы перейти в рабочую тетрадь аудитора, в карточке «Аудит в сфере закупок» на ленте требуется нажать на кнопку «Рабочая тетрадь аудитора»:
     
     По нажатию на кнопку «Рабочая тетрадь аудитора» в справочнике «Рабочая тетрадь аудитора» формируются N-записей (N равно количеству записей справочника «Направления аудита в сфере закупок»), которые наследуют информацию каждой записи из справочника «Направления аудита в сфере закупок», и дополнительно содержат реквизиты необходимые для написания пояснений/комментариев аудитора:
     
     В рабочей тетради аудитора, аудитору представлен список вопросов, которые должен аудитор рассмотреть. Аудитор открывает карточку вопроса, в карточке аудитор отмечает выявленные нарушения, рекомендации. :
     

   • Добавление выявленного нарушения в рабочую тетрадь аудитора

     Чтобы добавить выявленное нарушение по определенному вопросу проверки нажмите на кнопку «Добавить» в табличной части «Нарушения по вопросу» в карточке записи справочника «Рабочая тетрадь аудитора»:
     
     Откроется карточка записи справочника «Нарушения»:
     
     В данной карточке требуется заполнить поля:
     • Вкладка Основное
       • Выявленное нарушение: Нарушение в соответствии с классификатором нарушений Чтобы выбрать выявленное нарушение нажмите на пиктограмму (справа в данном поле), откроется справочник «Классификатор нарушений». Отфильтруйте записи в данном справочнике, например, по полю «Описание» или по полю «Редакция классификатора нарушений» и выделите нужную запись, после чего нажмите кнопку "Выбрать" на ленте справочника (на вкладке «Главная»):
         
       • Полное наименование: Полное наименование нарушения. Поле заполняется автоматически при заполнении поля «Выявленное нарушение»
       • Нарушенные НПА: Нарушенные нормативно-правовые акты. Поле заполняется автоматически при заполнении поля «Выявленное нарушение»
       • Вид бюджета: возможные значение - Областной, Местный
       • Аудитор: Сотрудник ответственный за проведение проверки по данному вопросу аудита
       • Страница акта: Номер страницы акта о результатах проведения проверки, на которой данное нарушение указано
       • Количество случаев: Количество случаев выявленного нарушения
       • Сумма (тыс.руб): Сумма выявленного нарушения
       • Устранено в ходе проверки: Было ли устранено нарушение в ходе проверки (да/нет)
       • Устранимо: Существует ли возможность устранить данное нарушение
       • Нарушение КПС: Вид нарушения
       • Признак "Финансовое": Признак того, что нарушение является финансовым. Значение да/нет
     • Вкладка Последствия
       
       Затем в карточке «Нарушения» на вкладке «Последствия» требуется указать последствия данного нарушения:
       
       В табличной части добавляют строки для указания нового последствия, указывается вид последствия нарушения из справочника «Виды последствий», указывается сумма ущерба от выявленного нарушения и прочее. В зависимости от введенных данных, значения в полях «Сумма состоявшихся», «Сумма несостоявшихся», «Общая сумма» автоматически подсчитываются.
     • Вкладка Устранение
       
       На вкладке «Устранение" выносится информация об устранении данного нарушения в ходе проверки: когда оно было устранено, каким способом, сумма и количество устранения.
       

   • Формирование отчетов

     • Формирование программы аудита в сфере закупок

       В карточке аудита в сфере закупок к табличной части «Рассматриваемые направления аудита в сфере закупок» устанавливается значение «Да», если данное направление аудита рассматривалось, это требуется для последующей генерации отчета "Программа аудита".
       Значения в табличной части «Рассматриваемые направления аудита в сфере закупок» берутся из справочника Направления аудита в сфере закупок. Если записи в данном справочнике изменились, а в табличной части карточки аудита закупок нет, то следует нажать в карточке аудита закупок кнопку "Обновить перечень направлений". Для того чтобы сформировать автоматически программу аудита, в карточке "Аудита в сфере закупок" на ленте в группе "Отчеты" нажмите на кнопку "Программа аудита в сфере закупок"
       
       Если программа аудита была уже сформирована ранее, то система спросит: "Требуется ли переформировать программу аудита или открыть имеющуюся?":
       
       При этом если выбрать вариант сформировать программу аудита новую, то старая программа не будет утеряна, так как ведется учет версий документа.
       В результате система сформирует программу аудита в Word в зависимости от тех направлений аудита в сфере закупок, которые были указаны в качестве рассматриваемых в карточке "Аудит в сфере закупок"
       На основе программы аудита будет cформирована рабочая тетрадь аудитора. Поскольку все вопросы аудита в сфере закупок группируются по направлениям аудита, которые ранее указал пользователь. А уже исходя из того, какую аудитор отразит информацию в своей тетради, будет сформирован отчет о результатах аудита в сфере закупок.
       
       
       

     • Отчет о деятельности аудитора

       Отчет отображает информацию о том на какой стадии готовности находится проверка, сколько процентов выполнено, и какие вопросы аудита еще требуется рассмотреть. Отображается, сколько было проверено закупок, сколько вопросов рабочей тетради аудитора закрыто, сколько было выявлено нарушений и сформулировано рекомендаций.

       Чтобы сформировать данный отчет, в карточке "Аудит закупок" на ленте в группе "Отчеты" нажмите на кнопку "Отчет о деятельности аудитора"
       
       В результате система сформирует отчет в Word в зависимости от тех данных, которые были указаны в рабочей тетради аудитора. Пример того, как выглядит отчет:
       

     • Отчет по результатам аудита в сфере закупок

       Отчет отображает информацию результатах проведения контрольного мероприятия, а именно: основания для проведения аудита в сфере закупок; предмет и объект аудита; сроки проведения; цель, проверяемый период; результаты анализ количества и объёмов закупок объекта аудита за отчётный период, в том числе в разрезе способов осуществления закупок (конкурентные способы определения поставщика (подрядчика, исполнителя) или закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)); результаты анализа организационного и нормативного обеспечения закупок у объекта аудита, включая оценку системы ведомственного контроля в сфере закупок и контроля в сфере закупок, осуществляемого заказчиком; выявленные нарушения и рекомендации по их устранению.

       Чтобы сформировать данный отчет, в карточке "Аудит закупок" на ленте в группе "Отчеты" нажмите на кнопку "Отчет по результатам аудита в сфере закупок"
       
       В результате система сформирует отчет в Word в зависимости от тех данных, которые были указаны в СЭД Directum. Пример того, как выглядит отчет (приведено только начало отчета):
       

     • Отчет "Рекомендации"

       Отчет отображает информацию о том, какие рекомендации были даны в соответствии с направлениями аудита в сфере закупок. Данный отчет предназначен для того, чтобы затем направить его в проверяемую организацию.

       Чтобы сформировать данный отчет, в карточке "Аудит закупок" на ленте в группе "Отчеты" нажмите на кнопку "Рекомендации"
       
       В результате система сформирует отчет в Word в зависимости от тех данных, которые были указаны в СЭД Directum. Пример того, как выглядит отчет: